Sơ đồ tổ chức công ty hay còn gọi là sơ đồ tổ chức doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc xác định cấu trúc và vận hành các hoạt động trong công ty một cách hiệu quả. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng sơ đồ tổ chức!
Sơ đồ tổ chức công ty là gì?
Sơ đồ tổ chức công ty là một dạng biểu đồ biểu thị các mối quan hệ giữa các bộ phận và cá nhân trong một công ty/doanh nghiệp.
Sơ đồ tổ chức công ty thể hiện rõ ràng cơ cấu nhân sự, số lượng phòng ban, vị trí và chức danh của mỗi cá nhân trong công ty. Sơ đồ này thường được sử dụng để trình bày một cách trực quan về cách một công ty được vận hành.
Cách xây dựng sơ đồ tổ chức công ty
Như vậy, sơ đồ tổ chức công ty là một tài liệu quy định rõ ràng vai trò, trách nhiệm của từng bộ phận và nhân viên trong công ty, góp phần tăng cường hiệu quả cho hoạt động chung của cả bộ máy.
Vậy xây dựng sơ đồ tổ chức công ty cần thực hiện qua những bước nào? Cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!
Nghiên cứu và phân tích cơ cấu hiện tại của công ty
Trước khi xây dựng mới hoặc điều chỉnh lại sơ đồ tổ chức công ty, cần thiết phải nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng cơ cấu nhân sự và phòng ban tại thời điểm đó. Việc làm này giúp bạn hiểu rõ hơn về các bộ phận hiện có, chức năng và mối quan hệ giữa các bộ phận này.
Một số thông tin bắt buộc phải thu thập được bao gồm:
- Danh sách các phòng ban và chức danh cụ thể, trong đó cần ghi chú chi tiết nội dung công việc và cách thức hoạt động
- Mối quan hệ hoặc sự hợp tác giữa các phòng ban, cơ chế trao đổi thông tin và phối kết hợp giữa các phòng ban
- Đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của bộ máy hiện tại
Xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh
Sơ đồ tổ chức công ty được thiết kế sao cho phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh. Do đó, để phát huy được tối đa vai trò trên, bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu và chiến lược kinh doanh, từ đó có ý tưởng xây dựng các phòng ban, quy mô, nhiệm vụ và sự phối hợp giữa các phòng ban.
Lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp nhất
Việc sắp xếp các phòng ban và vị trí công việc phù hợp sẽ giúp cả bộ máy hoạt động hiệu quả. Do đó, khâu định hình và lựa chọn cơ cấu tổ chức có vai trò rất quan trọng.
Bạn có thể sắp xếp các bộ phận theo chức năng và nhiệm vụ chính, hoặc theo cơ cấu sản phẩm, lĩnh vực hoạt động. Sơ đồ tổ chức công ty theo vị trí địa lý của các chi nhánh cũng là một phương án thường xuyên được sử dụng.
Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty
Sau khi lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp, bước tiếp theo là xây dựng sơ đồ tổ chức mới theo trình tự sau đây:
- Vẽ sơ đồ chi tiết, bao gồm các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc và thể hiện rõ ràng mối quan hệ giữa các yếu tố trên
- Xác định chức năng và nhiệm vụ của mỗi bộ phận, mỗi vị trí công việc
- Thiết lập cơ chế phối kết hợp giữa các bộ phận sao cho đảm bảo việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận diễn ra hiệu quả và không bị gián đoạn
Trong bài viết này, tôi đã cùng bạn đọc tìm hiểu chi tiết về tầm quan trọng của sơ đồ tổ chức công ty và hướng dẫn cách xây dựng sơ đồ tổ chức công ty. Có rất nhiều mẫu sơ đồ tổ chức công và việc lựa chọn mẫu phù hợp nhất có thể phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, chiến lược kinh doanh, đặc thù hoạt động của công ty. Hy vọng những thông tin được chia sẻ trong bài viết trên đây sẽ có giá trị tham khảo đối với bạn đọc.
