Hiểu được tầm quan trọng của quy trình làm việc trong công ty, nhưng để xây dựng nên quy trình làm việc này một cách phù hợp, và hiệu quả nhất đối với mỗi doanh nghiệp thì lại không phải điều dễ dàng. Dưới đây là các bước hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, các doanh nghiệp có thể tham khảo.
Bước 1: Xác định nhu cầu và mục đích
Đầu tiên doanh nghiệp cần xác nhận đúng nhu cầu và mục đích công việc khi xây dựng quy trình làm việc là gì.
Xác định nhu cầu nhằm nâng cao chất lượng hệ thống, áp dụng những tiêu chuẩn, cấu trúc mới cho doanh nghiệp, thực hiện theo yêu cầu của lãnh đạo,… Còn việc xác định mục đích giúp doanh nghiệp đưa ra được rõ ràng các bước thực hiện công việc, phương pháp để kiểm soát, hay thời gian tiến hành công việc,…
Bước đầu tiên này có ý nghĩa là giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát, tóm lược được toàn bộ quy trình làm việc. Từ đó, có thể dựa vào thực hiện được bước quan trọng tiếp theo, việc xây dựng quy trình làm việc trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Bước 2: Xác định các bước cần thực hiện
Xây dựng các bước trong quy trình làm việc của công ty có nhiều cách, tùy thuộc vào tính chất công việc. Hiện nay, không có con số chính xác nào về các bước xây dựng quy trình làm việc.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp đều nhận thấy nếu có quá nhiều bước thực hiện, thì sẽ gây trở ngại cho quá trình kiểm soát. Vì thế, các doanh nghiệp đều ưu tiên sử dụng công thức 5W1H-5M để phân tích các bước cho quy trình làm việc của công ty:
- Cụ thể 5W1H là:
- What? (Là gì?) – Nội dung công việc là gì?
- Why? (Tại sao?) – Mục tiêu, yêu cầu của công việc là gì?
- When? (Khi nào?) – Thời gian bắt đầu tiến hành và kết thúc công việc
- Where? (Ở đâu?) – Địa điểm thực hiện công việc
- Who? (Ai?) – Cá nhân, tổ, nhóm nào thực hiện công việc?
- How (Như thế nào?) – Phương pháp thực hiện như thế nào?
- Xác định các nguồn lực (5M):
- Nhân lực: Nhân sự thực hiện công việc có đảm bảo trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất không?
- Tài chính: Chi phí đầu tư thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?
- hệ thống cung ứng/ nguyên vật liệu : Có tiêu chuẩn gì để trở thành nhà cung ứng? Tiêu chuẩn của nguyên vật liệu ra sao?
- Máy móc/Công nghệ: Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Để thực hiện công việc thì áp dụng những công nghệ nào?
- Phương pháp làm việc: Phương pháp làm việc ra sao?
Bước 3: Kiểm soát, kiểm tra quy trình công việc
Để quy trình làm việc diễn ra hiệu quả thì các nhà lãnh đạo cần có phương pháp kiểm soát, đánh giá tiến độ công việc để đảm bảo quy trình đang được thực hiện đúng hướng, không có sai sót. Nếu có sai sót thì sẽ kịp thời nhận ra và xử lý.
Việc kiểm soát công việc thông qua các yếu tố:
- Đơn vị đo lường công việc
- Công cụ/dụng cụ/phương pháp đo lường
- Gồm có bao nhiêu điểm cần kiểm soát và điểm nào là quan trọng
Các yếu tố cần chú ý khi tiến hành kiểm tra công việc:
- Các bước cần thực hiện khi tiến hành kiểm tra
- Mức độ thường xuyên kiểm tra
- Người thực hiện việc kiểm tra
- Những phần quan trọng cần kiểm tra.
Bước 4: Kiểm tra, thử nghiệm
Đây là bước giúp doanh nghiệp nhận thấy rõ được tính khả thi của quy trình làm việc. Bởi kiểm tra thử nghiệm có thể làm rõ được tính thực tiễn của quy trình, từ đó các doanh nghiệp có thể đưa ra phương án điều chỉnh sao cho phù hợp. Việc thử nghiệm được chia làm 03 giai đoạn như sau:
- Pre-test: Giai đoạn làm thử, sản xuất thử
- Test: Quá trình thực hiện
- Đo lường mức độ khả thi của quy trình.
Bước 5: Mô tả các bước, tham khảo ý kiến
Đây là giai đoạn mô lại cụ thể các bước trong quy trình làm việc cho nhân viên, cách thức làm việc theo từng bước như thế nào? Trong trường hợp các bước thực hiện quá dài và phức tạp, thì có thể dùng tài liệu để hướng dẫn thực hiện.
Ngoài ra người làm quy trình cũng cần lấy ý kiến của quản lý, nhân viên và những người thực hiện quy trình này. Từ đó có thể phân tích, điều chỉnh cho phù hợp với năng lực, trình độ cũng như văn hóa doanh nghiệp.
Bước 6: Hoàn thiện
Bước cuối cùng chính là hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu đi kèm. Các thuật ngữ chuyên ngành, từ viết tắt cần được giải thích. Ngoài ra, để nhân viên có thể hiểu được những bước mình cần làm, thì bạn phải xác định rõ các biểu mẫu kèm theo cùng với mã số của biểu mẫu.
