Mô tả công việc là tài liệu thiết yếu trong công tác tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. Căn cứ vào văn bản này, doanh nghiệp sẽ tìm kiếm ứng viên đúng mục đích cũng như đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên.
Bản mô tả công việc là gì?
Bản mô tả công việc (Job Description – JD) được biết đến là tài liệu nội bộ, mô tả các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm mà một người khi đảm nhiệm vị trí đó phải thực hiện và hoàn thành một cách tốt nhất. Đồng thời, bản mô tả công việc này còn là tài liệu giúp các ứng viên có tinh thần học hỏi, định hướng phát triển cho con đường sự nghiệp.
Thực tế, bản mô tả công việc được xem như sự cam kết giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Khi hai bên đã thống nhất hợp tác cùng nhau, đồng nghĩa họ phải tôn trọng những nội dung công việc và quyền lợi đã trao đổi.
Đồng thời, bản mô tả còn là cơ sở để ứng viên hiểu và nắm rõ vai trò của mình trong tổ chức cũng như thứ tự ưu tiên cho những nhiệm vụ mình phải hoàn thành. Từ đó, ứng viên nhanh chóng nâng cao hiệu suất công việc ngay sau khi được nhận vào làm.
Ý nghĩa của bản mô tả công việc là gì
Bất kỳ tổ chức sử dụng lao động nào cũng cần có bản mô tả công việc. Đây là một tài liệu quan trọng để mô tả các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm theo từng vị trí công việc cụ thể. Từ đó, bản mô tả sẽ tạo nhiều thuận lợi cho cả phía doanh nghiệp cũng như ứng viên nắm bắt, triển khai theo nhu cầu riêng của từng đối tượng.
Mọi công tác liên quan đến vấn đề tuyển dụng nhân sự và bàn giao công việc đều liên quan mật thiết đến bản mô tả công việc. Khi có bản mô tả công việc hoàn chỉnh và chính xác, doanh nghiệp có thể:
- Tìm kiếm, đánh giá cũng như lựa chọn ứng viên tiềm năng nhất cho vị trí công việc.
- Hướng dẫn và bàn giao công việc cho những người mới hiệu quả.
- Thể hiện chi tiết công việc ứng viên cần làm, tránh sự chồng chéo giữa nhiều vị trí khác trong doanh nghiệp.
- Ứng viên chủ động cân nhắc năng lực của mình và nâng cao hiệu suất công việc ngay sau khi tiếp quản.
- Đưa ra được những kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên, doanh nghiệp làm cơ sở để quản lý hiệu suất làm việc của họ.
- Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên.
- Xác định trách nhiệm, quá trình phát triển của từng cá nhân khi triển khai công việc.
Nguyên tắc cơ bản trong xây dựng bản mô tả công việc là gì?
Văn phong ngắn gọn, đánh đúng vào trọng tâm
Bản mô tả công việc đúng chuẩn phải trình bày đầy đủ các nội dung yêu cầu. Bởi vì, nội dung của JD chung chung, lan man sẽ khiến người đọc cảm thấy khó chịu, khó hình dung, thậm chí là hiểu nhầm về nhiệm vụ mà họ phải làm khi ứng tuyển vào công việc này.
Điều này không chỉ làm mất thời gian của nhà tuyển dụng khi phải giải thích lại công việc cho ứng viên mà cả người xin việc cũng tốn thời gian và công sức với những vị trí không phù hợp.
Tuy nhiên, không phải vì thế mà bạn viết chi tiết tất cả mọi vấn đề liên quan tới công việc trong bản mô tả. Khi đó, ứng viên sẽ cảm thấy “choáng”, hoang mang khi có quá nhiều thông tin cần tiếp nhận. Vì thế, nhà tuyển dụng nên có sự cân bằng về nội dung, nêu rõ yếu tố trọng tâm, nhấn mạnh các yêu cầu cơ bản để đưa ra một bản mô tả đầy đủ và rõ ràng nhất.
Trình bày rõ vai trò của vị trí tuyển dụng
Xác định rõ vai trò của vị trí cần tuyển dụng đối với bộ phận quản lý trực tiếp cũng như đóng góp cho quá trình vận hành của doanh nghiệp cực kỳ quan trọng. Điều này giúp ứng viên hiểu được mục tiêu công việc mà mình sẽ đảm nhận. Đây cũng là cơ sở để ứng viên đáng giá liệu vị trí cần tuyển dụng có phù hợp với định hướng phát triển của họ trong tương lai hay không.
Ngoài ra, nhà tuyển dụng có thể nêu ra cấp trên hoặc người trực tiếp quản lý vị trí tuyển dụng này để tạo động lực cho các ứng viên mới.
