Muốn thực hiện tốt vai trò lãnh đạo, mỗi chủ doanh nghiệp đều cần có kiến thức và kinh nghiệm vững chắc. Bên cạnh đó, họ cũng cần có các kỹ năng mềm cần thiết để vận hành doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả, trong đó có kỹ năng quản lý thời gian. Sau đây là 5 nguyên tắc ứng dụng kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả dành cho chủ doanh nghiệp.
Ý nghĩa của thời gian
Thời gian là một nguồn lực đặc biệt, bạn không thể lưu giữ hoặc tiết kiệm thời gian để dành cho tương lai sử dụng. Chính vì vậy, khi càng lãng phí thời gian, càng không thể thu lại được lợi ích gì cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Phần lớn các chủ doanh nghiệp luôn tồn đọng rất nhiều việc phải làm và không có đủ thời gian để giải quyết hết tất cả chúng. Họ đổ lỗi rằng thiếu thời gian, nhưng lý do trì hoãn có thể đến từ nhiều yếu tố khách như hạn chế tài chính, stress, ít giao tiếp xã hội và không có kỹ năng quản lý hiệu quả. Nếu biết được cách quản lý thời gian một cách khôn ngoan, chủ doanh nghiệp có thể sắp xếp được thời gian làm những điều mình thích và làm đúng việc bạn cần làm.
5 Nguyên tắc ứng dụng kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Quy tắc 1: Ưu tiên công việc theo từng mức độ
Đưa ra các ưu tiên cho các hoạt động cần làm giúp tập trung vào việc hoàn thành các mục tiêu hàng ngày và mục tiêu tổng thể. Xếp hạng mỗi công việc dựa trên tầm quan trọng hoặc deadline của nó và bắt đầu hoàn thành các công việc. Nếu có vấn đề gì xảy ra bất chợt trong ngày hôm đó, bạn cũng sẽ không cần quá lo lắng do các công việc quan trọng đã được hoàn thành xong.
Quy tắc 2: Đưa ra những mục tiêu có thể đo lường
Đây là điều rất cần thiết cho những người quản lý doanh nghiệp cũng như đối với mỗi nhân viên. Việc đặt những mục tiêu cụ thể sẽ giúp lãnh đạo đo lường được mức độ thành công của chính doanh nghiệp của mình. Việc sắp xếp và đo lường mục tiêu của từng đầu việc sẽ giúp quá trình thực thi và hành động hiệu quả hơn.
Quản lý thời gian hiệu quả của các lãnh đạo, chủ doanh nghiệp không chỉ là sử dụng hiệu quả thời gian của mình, mà còn tập trung cho việc đạt được những mục tiêu của công ty.
Quy tắc 3: Lập kế hoạch
Lên kế hoạch trước giúp tiết kiệm thời gian và những mối lo lắng không cần thiết về tương lai. Nếu bạn đã xác định được mục tiêu ngày hôm nay, thì tiếp đến bạn nên bắt đầu việc đưa ra những mốc thời gian thích hợp để hướng tới những mục tiêu đó.
Một phần quan trọng của việc lên kế hoạch đó là nó cần tương ứng với các kết quả và khả năng hoàn thành theo đúng timeline. Bạn cũng không nên cố thực hiện công việc đúng deadline với suy nghĩ làm cho có, vì điều đó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc, sản phẩm bạn làm ra và công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Bạn nên đưa ra những deadline thích hợp với từng bộ phận của công ty, bởi khi deadline không hợp lý, việc liên tục không thực hiện deadline đúng thời hạn sẽ làm nản chí đội ngũ nhân viên.
Quy tắc 4: Kiểm soát áp lực
Phần lớn các chủ doanh nghiệp, nhà lãnh đạo sẽ có rất nhiều áp lực. Khi áp lực càng lớn, họ thường có xu hướng tự ti về bản thân không có khả năng ra quyết định, từ đó trở nên thất vọng mặc dù đã hết sức nỗ lực nhưng tất cả công việc đều giậm chân tại chỗ.
Một trong những nguyên nhân chính của vấn đề này là do kỹ năng quản lý thời gian kém hiệu quả, quá bận rộn đến không có thời gian thư giãn, nghỉ ngơi, nên các cảm giác tiêu cực sẽ thường xuất hiện. Việc cần thiết và quan trọng nhất ngay lúc này chính là nên tìm phương án thích hợp để kiểm soát và giảm thiểu áp lực cho bản thân.
Các lãnh đạo, chủ doanh nghiệp có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả không chỉ là sử dụng hiệu quả thời gian của mình, mà còn tập trung cho việc đạt được những mục tiêu của công ty.
Quy tắc 5: Nhờ vào sự trợ giúp khi cần thiết
Là một người chủ doanh nghiệp, thời gian của bạn cần được phân bổ đều cho những nhiệm vụ theo các chiến dịch cụ thể theo từng giai đoạn và theo một bức tranh tổng thể của công ty.
Bạn nên biết khi nào mà mình cần thiết phải nhờ vào sự trợ giúp từ những người cùng team để giải quyết các công việc và để quản lý thời gian. Việc này cũng giúp tạo động lực cho các nhân viên, khiến họ cảm thấy có trách nhiệm hơn trong công việc.
Để xác định xem những đầu việc nào mà bạn có thể nhờ người khác làm và những đầu việc nào không, việc tiếp theo là ước khoảng thời gian thực hiện công việc của từng nhân viên khác nhau.
