Ai cũng có 24 giờ trong ngày, nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng chúng hiệu quả để thành công. Chính vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng để phát triển bản thân trong công việc và cuộc sống. Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì? Cùng tìm hiểu nhé!
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Để dễ hình dung nhất, chúng ta nên định nghĩa kỹ năng quản lý thời gian là việc sắp xếp và kiểm soát được thời gian biểu của mình. Điều này giúp phân bổ thời gian giữa các công việc trở nên hợp lí và hiệu quả hơn. Đây cũng là kỹ năng mềm quan trọng không chỉ dành cho các chủ doanh nghiệp, mà còn dành cho bất kỳ ai mong muốn xây dựng một cuộc sống khoa học và tận dụng thời gian một cách hiệu quả hơn.
Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch và phân bổ thời gian cho các hoạt động cụ thể. Chủ doanh nghiệp nên lập kế hoạch cụ thể các hoạt động cho đến khi đạt được mục đích đặt ra. Khi càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt thì hiệu quả giải quyết công việc sẽ được tăng cao. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được xác định dựa trên chất lượng công việc tạo ra chứ không phải trên thời gian thực hiện nhanh hay chậm.
Các kỹ năng cần thiết hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả là gì?
Kỹ năng xác định mục tiêu
Thiết lập mục tiêu là kỹ năng đưa ra các nhiệm vụ cần hoàn thành. Bạn cần lập ra danh mục các công việc cần hoàn thành theo thời gian biểu cố định, chẳng hạn như ngày, trong tuần, trong tháng.
Bạn nên khởi đầu với mục tiêu chung (dành cho cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn) và sau đó đưa ra những mục tiêu khác nhằm hướng đến mục tiêu chung đó. Và cần phải luôn mang danh sách này bên mình để nhớ và thực hiện mục tiêu.
Kỹ năng lập kế hoạch
Muốn đạt được mục tiêu đặt ra bạn phải lập kế hoạch cụ thể đối với các công việc. Kế hoạch cần gắn kết với các công việc cần làm hàng ngày, trong tuần và trong tháng. Bạn làm công việc này khi nào, trong thời gian bao nhiêu, làm như thế nào và kết quả là gì? Tất cả các thông tin đều cần phải ghi vào kế hoạch.
Kế hoạch đã lập ra cần phải chấp hành nghiêm túc bởi chỉ cần một công việc không thực hiện theo đúng kế hoạch sẽ làm ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng của các công việc khác. Vì vậy, cần tránh việc trì hoãn thực hiện kế hoạch.
Bên cạnh việc lập kế hoạch, bạn cần có bước đánh giá việc thực hiện kế hoạch theo các giai đoạn tùy tính chất công việc nhằm làm rõ kết quả công việc, mức độ hoàn thành nhiệm vụ và điều chỉnh kế hoạch (nếu cần).
Kỹ năng sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên
Phân cấp mức độ ưu tiên là một bước cần thiết để bạn hoàn thành mục tiêu. Sau khi biết rõ số lượng công việc phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nào đó, bạn nên sắp xếp các công việc cần thiết theo thứ tự ưu tiên. Cần tập trung giải quyết các việc cấp thiết, việc đã đến thời hạn hoàn thành hoặc những việc có liên quan tới mọi người khác.
Việc xếp thứ tự ưu tiên giúp bạn giảm bớt sự áp lực và bảo đảm các công việc đều hoàn thành đúng thời hạn.
Tránh xử lý nhiều việc khác nhau cùng lúc
Đa nhiệm là thực hiện nhiều công việc tại cùng một thời điểm. Trên thực tế, chỉ một vài cá nhân có khả năng làm việc này mà vẫn đạt kết quả cao. Thông thường, mỗi một lần đổi việc, não bộ cần thời gian để tổ chức lại hoạt động. Việc này sẽ gây mất tập trung và tiêu tốn thời gian. Chính vì vậy, làm nhiều việc một lúc sẽ không hiệu quả và mất thêm thời gian để chuyển giao cho mỗi việc.
Kỹ năng kiểm soát mức độ căng thẳng
Bạn cần kiềm chế được sự căng thẳng bởi khi căng thẳng và áp lực tăng, bạn sẽ giảm đi khả năng đề ra các ý tưởng hay quyết định sáng suốt, công việc vì thế mà cũng không thuận lợi.
Ngoài ra, học cách tư duy logic giúp bạn có thể đưa ra được mục tiêu chính xác cùng các bước cần thiết để hoàn thành mục tiêu. Tư duy logic được rèn luyện thông qua quan sát, thảo luận, các tình huống trong cuộc sống hàng ngày và trau dồi các kiến thức hằng ngày.
Tóm lại
Quản lý thời gian là một việc làm cần thiết, đặc biệt là đối với chủ doanh nghiệp, nhà quản lý, lãnh đạo. Khi quản lý thời gian hiệu quả, sẽ tránh được sự lãng phí mà ngược lại bạn còn có nhiều thời gian hơn nữa dành cho người thân, bạn bè và cả chính mình.
