Chủ doanh nghiệp luôn cần có các kỹ năng mềm cần thiết để vận hành doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả, trong đó có kỹ năng quản lý thời gian. Sau đây là 5 lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian đối với chủ doanh nghiệp!
5 lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian cho chủ doanh nghiệp
Quản lý thời gian giúp tăng năng suất, hiệu quả công việc
Quản trị thời gian sẽ giúp chủ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và gia tăng năng suất công việc. Cùng một công việc và có những khoảng thời gian như nhau nhưng hiệu quả làm việc của từng người sẽ khác nhau. Điều này có nghĩa là người biết cách quản lý thời gian sẽ thực hiện công việc được hiệu quả và đúng hạn. Ngược lại, người không biết quản lý thời gian sẽ rơi vào trạng thái mệt mỏi và “chạy đua” với công việc.
Hạn chế gặp áp lực trong công việc
Trên thực tế, quản lý thời gian hiệu quả là một cách giúp chủ doanh nghiệp giảm bớt áp lực. Cụ thể, việc phân bổ thời gian cho công việc một cách hợp lý theo kế hoạch có sẵn sẽ giúp họ giải quyết mọi vấn đề. Hơn nữa, tinh thần thoải mái sẽ giúp họ có kết quả cao hơn trong công việc.
Nhanh chóng đạt được thành công trong công việc
Nếu quản lý công việc phù hợp thì chủ doanh nghiệp có khả năng sẽ thực hiện công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn. Khi ấy, họ sẽ đạt đến thành công theo các giai đoạn. Ngược lại, những người làm theo bản năng cũng sẽ dễ dàng thất bại khi không thực hiện đúng thời hạn và để lỡ nhiều cơ hội.
Cân bằng cuộc sống khoa học
Chúng ta đều có 24 giờ một ngày dành cho bản thân, gia đình và công việc. Việc bố trí thời gian hợp lý sẽ giúp bạn sắp xếp cuộc sống hiệu quả. Điều này có nghĩa là bạn vừa có thể tập trung làm tốt công việc lại có đủ thời gian nghỉ ngơi để chăm sóc cho người thân yêu và chính bản thân mình.
Hạn chế các thói quen xấu
Việc sắp xếp thời gian hợp lý để góp phần xóa bỏ những thói quen xấu. Thực tế, việc trì hoãn công việc không những hạ thấp năng lực cá nhân mà tác động đến hiệu quả tổng thể của công việc. Do đó, các chủ doanh nghiệp nên lập kế hoạch công việc chi tiết nhằm giảm thiểu những thói quen không hay, ảnh hưởng lâu dài đến chất lượng cuộc sống cá nhân và công việc kinh doanh của doanh nghiệp.
5 Phương pháp quản lý thời gian cho chủ doanh nghiệp
Phương pháp M.I.T. (Most Important Tasks)
Most Important Tasks sẽ tập trung vào những gì quan trọng nhất nên thực hiện trong ngày. Phương pháp này sẽ hỗ trợ bạn sắp xếp công việc phù hợp để tiết kiệm thời gian. Những công việc này sẽ thuộc nhóm Khẩn cấp và quan trọng ở trong Ma Trận Eisenhower.
Phương pháp sử dụng ma trận Eisenhower
Ma Trận Eisenhower là một mô hình gồm có 4 tiêu chí:
- Khẩn cấp.
- Không khẩn cấp.
- Quan trọng.
- Không quan trọng.
Với phương pháp này, bạn nên bố trí công việc phù hợp dựa theo mô hình trên nhằm giải quyết những công việc cấp bách phải được tiến hành ngay. Ma trận này sẽ hỗ trợ việc ra quyết định và sử dụng thời gian hợp lý.
Phương pháp sử dụng thời gian hiệu quả Pomodoro
Phương pháp Pomodoro là một trong những phương pháp sử dụng và quản lý thời gian hiệu quả, sẽ giúp bạn tập trung trong công việc hơn. Cụ thể, bạn sẽ làm việc theo chu trình trong 25 phút sau đó nghỉ ngơi 5 phút và lặp lại quá trình trên. Theo nghiên cứu, cách này sẽ tạo áp lực thời gian giúp bạn tập trung hơn. Ngoài ra, thời gian nghỉ ngơi phù hợp sẽ có ích với cơ thể và giúp bạn cảm thấy thoải mái.
Phương pháp The 2 – Minute Rule hạn chế trì hoãn
Quy tắc này đã được tác giả David Allen trình bày trong quyển Getting Things Done. Nội dung của phương pháp này là bạn không nên trì hoãn một số việc cần thực hiện dưới 2 phút.
Phương pháp Batching – Nhóm công việc
Batching là phương pháp tập hợp những công việc cơ bản giống nhau và làm tất cả cùng nhau. Ví dụ như bạn sẽ dành ra khoảng 1-2 tiếng nhất định mỗi ngày chỉ để đọc email, chứ không rải đều trong ngày hoặc có email mới xuất hiện là phải ngừng mọi thứ lại giải quyết ngay (ngoại trừ những email quan trọng).
Tóm lại
Một suy nghĩ dễ thấy ở người thành công chính là họ xem thời gian như một thứ hàng hoá rất quý báu và cần thiết, ngang với giá trị của tiền bạc. Khi bạn phí phạm thời gian đồng nghĩa với việc nó sẽ không bao giờ quay lại, và mỗi phút trôi đi đều góp phần cho những nỗ lực của bạn mỗi ngày, đặc biệt là đối với chủ doanh nghiệp. Sau khi tham khảo về vai trò của kỹ năng quản lý thời gian và các phương pháp quản lý hiệu quả, hy vọng các chủ doanh nghiệp sẽ sử dụng thời gian của mình hiệu quả hơn.
